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Politique de protection des données personnelles

Privacy
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Périmètre

La Politique de protection des données personnelles appliquée par le Groupe Ayming protège les informations que vous nous confiez dans le cadre de nos missions, nos échanges commerciaux/contractuels ou via notre site internet (inscription / téléchargement / formulaire de contact).

Collecte loyale des données pertinentes et strictement nécessaires

Seules les données nécessaires à l’exercice de nos missions sont collectées, stockées et mises à jour. Le stockage de vos données personnelles dans nos systèmes résulte avant tout d’une décision de votre part de nous confier ces données ; nous ne procédons en aucun cas à leur capture à votre insu et sans que vous en soyez informés.

Pour cette raison, nous ne collectons et ne traitons vos données que si c’est strictement nécessaire à l’exécution de nos missions pour vous, ou avec votre consentement explicite.

Nous traitons vos données personnelles dans le strict respect de la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée et en particulier sur la base des bases légales suivantes :

  • Exécution du contrat : certaines données doivent être traitées afin de fournir nos services ou pour l’exécution de nos missions, pour communiquer avant la conclusion d’un contrat et examiner l’opportunité d’un tel contrat. Par exemple, nous utilisons vos coordonnées pour établir un contrat, votre adresse e-mail pour vous tenir informé de l’exécution de nos missions et vos coordonnées de facturation pour établir nos factures.
  • Obligation légale : dans certains cas, nous sommes légalement obligés de traiter vos données. C’est le cas, par exemple, lorsque nous devons vous envoyer une facture, qui doit contenir votre numéro de TVA.
  • Intérêt légitime : si vous êtes un client, un utilisateur ou plus généralement une relation commerciale existante, nous vous enverrons sur la base de notre intérêt légitime des informations ciblées et des lettres d’information relatives à nos produits, des informations spécifiques ou des offres, à moins que vous ne vous désinscriviez. Si vous êtes un prospect (ou une personne de contact d’un prospect), nous pouvons collecter vos coordonnées comme décrit ci-dessus et vous contacter par téléphone ou par e-mail pour fournir plus d’informations sur nos produits.
  • Consentement : enfin, nous pouvons traiter vos données si nous obtenons votre consentement explicite, par exemple si vous nous contactez via le formulaire de contact, ou si vous vous abonnez à une newsletter ou à certaines offres (ciblées) (marketing direct), [le cas échéant sur la base de profils].

Afin d’assurer toute la transparence lors de la collecte de vos données, nous vous apportons le maximum d’informations sur la finalité de cette collecte et sur la nature des droits dont vous disposez.

Nature des données traitées

Dans le cadre de nos démarches commerciales, nous sommes amenés à collecter différentes catégories de données personnelles concernant vos salariés que vous soyez prospect, client ou fournisseur, telles les données d’identification (nom, prénom, civilité), les coordonnées professionnelles (adresses, coordonnées téléphoniques, email, fonction) ainsi qu’un historique de relation client (RV, marque de satisfaction, réclamation, réponse à des enquêtes de satisfaction, …).

Comment recueillons-nous vos données

Vos données nous sont communiquées lors de la prise de contact et notamment à partir du formulaire disponible sur notre site internet, via des partenaires ou directement par vos soins dans le cadre de nos échanges.

Par ailleurs, en tant que Client, dans le cadre de la réalisation de missions, vous êtes amenés à nous communiquer différentes catégories d’informations nécessaires à la bonne réalisation de la mission. Le contrat nous liant détaille : les données, les finalités du traitement, les opérations effectuées, les durées de conservation ainsi que les mesures de sécurité mises en œuvre par nos soins.

Utilisation de vos données personnelles

Lorsque vous nous communiquez des données personnelles, nous les utilisons, conformément à vos instructions ou aux finalités consenties, pour traiter les missions que vous nous avez confiées, répondre à vos questions, ou vous permettre d’accéder à des informations ou des offres spécifiques.

En outre, uniquement dans le cadre de nos relations commerciales :

  • nous pouvons conserver et traiter vos données professionnelles (nom, prénom, fonction,…) et les partager au sein du groupe Ayming afin de mieux comprendre vos besoins et comment nous pouvons adapter nos prestations;
  • nous (ou un tiers agissant pour notre compte) pouvons utiliser vos données personnelles pour vous contacter à propos d’une offre du groupe Ayming susceptible de répondre à vos besoins, ou pour vous inviter à répondre à des enquêtes en ligne afin d’évaluer votre satisfaction et nous aider à mieux comprendre vos attentes.

Si vous souhaitez que vos données personnelles ne soient pas utilisées dans le cadre d’actions de marketing direct ou des études de marché, nous respecterons votre choix.

Nous ne commercialisons pas vos données personnelles auprès de tiers.

Durée de conservation limitée

Vos données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire ; les délais de conservation varient selon la nature des données, la finalité du traitement et les exigences légales ou règlementaires.

Les données collectées à partir des formulaires présents sur nos sites internet sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter du dernier échange.

La durée de conservation des données reçues dans le cadre de notre relation contractuelle sont précisées au sein du contrat.

Des dispositifs de sécurité renforcés

Il est de notre responsabilité de nous assurer que vos données ne font pas l’objet d’une divulgation inappropriée. Ainsi l’accès aux données personnelles sur l’ensemble de nos systèmes est soumis à de strictes conditions de mise en œuvre, se traduisant notamment par :

  • l’implémentation de systèmes de filtrage et de contrôle sur nos réseaux (Firewall),
  • la gestion des profils de droits centralisée. Toute demande d’accès est gérée via notre outil de ticketing intégrant des workflow de validation,
  • la détection d’intrusions externes et internes et  la  mise en  œuvre des procédures d’alertes régulièrement testées,
  • des dispositifs éprouvés de sauvegarde et de secours garantissant la restauration des données dans un délai le plus court possible.

Transmission de vos données personnelles à des Tiers

La transmission de données à des tiers peut être justifiée :

  • Lorsque les circonstances de la mission l’imposent : transmission à des sous-traitants liés eux-mêmes par des clauses contractuelles garantissant la sécurité et la confidentialité de vos données ou à des prestataires indépendants soumis eux même par leur profession à des règles de déontologie (avocats et médecins intervenant dans les missions de management des risques professionnels). Une telle transmission est précisée dans le contrat.
  • Communication aux organismes de droit public ou privé, lorsque celle-ci est obligée par la Loi.

Ces transferts sont réalisés en conformité avec la règlementation en vigueur.

Un contrôle exigeant de nos sous-traitants

Le groupe Ayming s’assure que vos données continuent de bénéficier d’un niveau de protection adéquat en termes de sécurité et de confidentialité durant tout leur traitement.

Ainsi, nous portons une attention particulière à ce que nos sous-traitants soient à même de garantir la sécurité et la confidentialité des données que nous leur confions.

Droits d’accès à vos données

Vous pouvez à tout moment accéder aux informations personnelles vous concernant. Vous disposez ainsi de droits de rectification et d’opposition sur vos données personnelles collectées et détenues par le groupe Ayming.

Conformément à et dans les limites de la législation sur la protection des données, vous disposez des droits de consultation, de limitation du traitement, de l’effacement, de portabilité, de rectification et d’opposition, sur vos données personnelles collectées et détenues par le groupe Ayming. Ces droits peuvent être exercés en nous faisant parvenir un courrier à l’adresse suivante (par courrier ou par mail):

Groupe AYMING
Déborah Signori
DPO (Data Protection Officer)
185 avenue des Grésillons
92622 Gennevilliers cedex – France,
dpo@ayming.com

Le cas échéant, si la sensibilité des données le justifie ou si nous n’avons pas suffisamment de certitude quant à votre identité, nous pouvons vous demander de nous fournir d’une copie de votre pièce d’identité avant de donner suite à une telle demande.

Nous répondrons le plus rapidement possible aux demandes précitées et, en tout cas, dans les 30 jours, sauf lorsque la loi impose un délai plus court.

Nous pouvons raisonnablement limiter l’exercice de vos droits lorsque cet exercice viole nos droits ou les droits de tiers.

Vous avez également toujours le droit de déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (contact@apd-gba.bewww.autoriteprotectiondonnees.be).

Contrôle de conformité

Afin de garantir la bonne application de nos règles et la conformité dans le temps de nos pratiques, un suivi est réalisé par notre DPO auprès de chaque responsable de traitement et des audits sont réalisés par notre équipe d’auditeurs qualité internes, formés aux règles spécifiques du GDPR.

Un bilan de ces actions est réalisé par le DPO, directement auprès de la Direction Générale du groupe Ayming.

Nous utilisons des cookies, des pixels et d’autres technologies de suivi

Nous l’utilisons pour les raisons suivantes :

  • Garantir et améliorer le fonctionnement de notre site.
  • Pour vous reconnaître.
  • Pour vous permettre de partager le contenu de notre site Web sur les médias sociaux.

Notre politique en matière de cookies peut être consultée en ligne, rubrique Mentions légales et contractuelles.

Applicabilité

Cette politique de confidentialité n’explique que la manière dont vos données personnelles sont traitées. En outre, les conditions légales et contractuelles générales  s’appliquent à l’utilisation de notre site.

Mise à jour du document

Ce document est mis à jour afin de tenir compte des évolutions dans le contenu des services qui vous sont proposés.