×
Kies uw land
Sluiten

Privacybeleid

Privacy
Homepage > Privacybeleid

Toepassingsgebied

Het gegevensbeschermingsbeleid dat door Groep Ayming wordt toegepast, strekt ertoe de informatie die u ons toevertrouwt in het kader van onze opdrachten, onze commerciële/contractuele uitwisselingen of via onze website (registratie / download / contactformulier) te beschermen.

Eerlijke verzameling van relevante en strikt noodzakelijke gegevens

Enkel de gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze opdrachten worden verzameld, opgeslagen en bijgewerkt. De opslag van uw persoonlijke gegevens in onze systemen is principieel het gevolg van uw eigen beslissing om ons deze gegevens toe te vertrouwen; in geen geval verzamelen wij deze zonder uw medeweten en zonder dat u hierover op de hoogte bent gebracht. Wij zullen uw gegevens dus enkel verzamelen en verwerken indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van onze opdrachten voor u, dan wel met uw uitdrukkelijke toestemming.

Wij verwerken uw persoonsgegevens strikt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en in het bijzonder op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van de overeenkomst: sommige gegevens dienen noodzakelijk te worden verwerkt om onze diensten te kunnen leveren of voor de uitoefening van onze opdrachten, om te communiceren voorafgaand aan de totstandkoming van een overeenkomst en de wenselijkheid van dergelijk contract te onderzoeken. Wij gebruiken bijvoorbeeld uw contactgegevens om een contract op te stellen, uw e-mailadres om u op de hoogte te houden van de uitoefening van onze opdrachten en uw facturatiegegevens om onze facturen op te stellen.
  • Wettelijke verplichting: in sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens te verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we u een factuur moeten sturen, waarop verplicht uw BTW-nummer dient te staan.
  • Gerechtvaardigd belang: indien u een klant, gebruiker of meer algemeen een bestaande handelsrelatie bent, dan sturen wij u op basis van ons gerechtvaardigd belang gerichte informatie en nieuwsbrieven over onze producten, specifieke informatie of aanbiedingen, tenzij u zich daarvoor uitschrijft. Indien u (een contactpersoon bij) een prospect bent, kunnen wij uw gegevens zoals eerder omschreven verzamelen en u per telefoon of e-mail contacteren om meer informatie over onze producten te verstrekken.
  • Toestemming: ten slotte kunnen we uw gegevens verwerken wanneer we daar uitdrukkelijk toestemming voor krijgen, bijv. wanneer u ons contacteert via het contactformulier, of u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of voor bepaalde (gerichte) aanbiedingen (direct marketing), [desgevallend op basis van profilering].
  • Teneinde volledige transparantie te waarborgen bij het verzamelen van uw gegevens, verstrekken wij u zoveel mogelijk informatie omtrent het doel van deze verzameling en het soort rechten dat u bezit.

Soorten verwerkte gegevens

In het kader van onze commerciële activiteit verzamelen wij verschillende categorieën persoonlijke gegevens over uw medewerkers, zoals identificatiegegevens (naam, voornaam, titel), professionele contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mail, functie) alsook een klantrelatiegeschiedenis (afspraken, tevredenheidsquote, klachten, antwoorden op tevredenheidsonderzoeken, etc.), ongeacht of u een (potentiële) klant of leverancier bent.

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?

Wanneer u contact met ons opneemt, via partners of rechtstreeks met ons, in het bijzonder via het formulier dat beschikbaar is op onze website, worden uw gegevens aan ons bezorgd in het kader van deze communicatie.

Bovendien dient u ons als Cliënte, in het kader van de verwezenlijking van de opdrachten, verschillende soorten informatie mee te delen die noodzakelijk zijn voor de succesvolle uitvoering van de opdracht. De overeenkomst die ons bindt bevat verduidelijking omtrent de gegevens, de doeleinden van de verwerking, de uitgevoerde verwerkingen, de duurtijd van de bewaring en de door ons uitgevoerde veiligheidsmaatregelen.

Gebruik van uw persoonlijke gegevens

Wanneer u ons persoonlijke gegevens verstrekt, gebruiken wij deze, in overeenstemming met uw instructies of de overeengekomen doeleinden, om de opdrachten uit te voeren die u ons toevertrouwt, om uw vragen te beantwoorden of om u toegang te verlenen tot specifieke informatie of aanbiedingen.

Bovendien, kunnen wij, louter in het kader van onze commerciële activiteiten:

  • uw professionele gegevens (achternaam, voornaam, functie, etc.) opslaan, verwerken en delen binnen de Groep Ayming teneinde uw behoeften beter te begrijpen en na te gaan hoe we onze diensten kunnen verbeteren;
  • uw persoonlijke gegevens gebruiken om contact met u op te nemen over een aanbod van Groep Ayming dat u mogelijks kan interesseren, of om u uit te nodigen voor online enquêtes die naar uw tevredenheid peilen en ons helpen uw verwachtingen beter te begrijpen. Dit kan ook gebeuren door derden die in onze naam optreden.

Wij respecteren uw keuze indien u niet wenst dat uw persoonlijke gegevens gebruikt worden voor marketingdoeleinden of marktonderzoeken.

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens niet aan derden.

Beperkte bewaartermijn

Uw gegevens worden niet langer opgeslagen dan nodig is; de bewaartermijnen variëren afhankelijk van het soort gegevens, het doel van de verwerking en de wettelijke of reglementaire vereisten.

De gegevens die verzameld worden via de formulieren op onze websites worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar na de laatste uitwisseling.

De bewaartermijn van de gegevens die wij in het kader van onze contractuele relatie hebben ontvangen wordt in het betreffende contract gepreciseerd.

Verbeterde beveiligingsfuncties

Het is onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet ongewenst openbaar worden gemaakt. De toegang tot de persoonlijke gegevens in al onze systemen is daarom onderworpen aan strikte voorwaarden, hetgeen met name resulteert in:

  • de implementatie van filter- en controlesystemen op onze netwerken (Firewall),
  • een gecentraliseerd beheer van de juridische profielen. Alle toegangsverzoeken worden beheerd via onze ticketingtool inclusief validatieworkflows,
  • de opsporing van externe en interne inbraken en de toepassing van regelmatig gecontroleerde alertheidsprocedures, en
  • geteste back-up- en herstelapparaten die gegevensherstel binnen de kortst mogelijke termijn garanderen.

Mededeling van uw persoonlijke gegevens aan derden

De mededeling van persoonlijke gegevens aan derden kan worden verantwoord indien:

  • de omstandigheden van de opdracht dit vereisen: mededeling aan onderaannemers die zelf gebonden zijn door contractuele clausules, waarin de veiligheid en confidentialiteit van uw gegevens wordt gegarandeerd, of door deontologische regels (advocaten en geneesheren die betrokken worden in opdrachten omtrent het beheer van beroepsrisico’s). Een dergelijke overdracht wordt in de overeenkomst gepreciseerd;
  • dit deel uitmaakt van berichtgevingen aan openbare of private instellingen, op voorwaarde dat dit verplicht is in de wet.

Deze mededelingen gebeuren in conformiteit met de toepasselijke regelgeving.

Een uitgebreide controle van onze onderaannemers

Groep Ayming garandeert dat uw gegevens tijdens de verwerking ervan een adequaat niveau van bescherming genieten op het gebied van veiligheid en confidentialiteit.

Daarom is het voor ons van bijzonder belang dat onze onderaannemers op dezelfde manier de veiligheid en confidentialiteit kunnen garanderen van de gegevens die wij aan hen toevertrouwen.

Het recht op toegang tot uw gegevens

U kan op ieder moment inzage verkrijgen tot uw persoonlijke gegevens. U heeft bovendien het recht op rectificatie van uw persoonlijke gegevens, verzameld en opgeslagen door Groep Ayming en het recht om bezwaar te maken tegen de verzameling en opslag.

Op basis van het geldende gegevensbeschermings- en privacyrecht beschikt u over het recht van inzage, beperking van de verwerking, verwijdering, portabiliteit, rectificatie van en bezwaar tegen de verzamelde en opgeslagen gegevens door Groep Ayming. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door ons een brief te sturen (per post of per mail), naar het volgende adres:

Groupe AYMING
Déborah Signori
DPO (Data Protection Officer)
185 avenue des Grésillons
92622 Gennevilliers cedex, Frankrijk
dpo@ayming.com

Indien de gevoeligheid van de gegevens dit vereist of indien wij niet voldoende zeker zijn omtrent uw identiteit, kunnen wij u vragen ons een kopie van een identiteitsbewijs te verstrekken alvorens wij uw verzoek kunnen behandelen.

Wij zullen zo snel mogelijk en in ieder geval binnen 30 dagen op bovenstaande verzoeken reageren, behalve wanneer de wet een kortere termijn voorschrijft.

We kunnen de uitoefening van uw rechten redelijkerwijze beperken wanneer dergelijke uitoefening onze rechten of die van derden zou schenden.

Daarnaast heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Conformiteitscontrole

Om de correcte toepassing van onze regels en de naleving van onze praktijken in de loop van de tijd te garanderen, wordt elke verwerkingsverantwoordelijke opgevolgd door onze DPO en worden er audits uitgevoerd door ons team van interne kwaliteitsauditors, die opgeleid werden omtrent de specifieke regelgeving van de GDPR.

Een verslag van deze acties wordt opgesteld door de DPO, bij de Algemene Directie van Groep Ayming.

Wij gebruiken cookies, pixels en andere trackingtechnologieën

Wij gebruiken deze om de volgende redenen:

  • Om de werking van onze site te garanderen en te verbeteren.
  • Om u te herkennen.
  • Om u toe te laten content van onze website te delen op sociale media.

Onze Cookie Policy vindt u online bij de Algemene Voorwaarden.

Toepasselijkheid

Deze Privacy Policy licht enkel toe hoe uw persoonlijke gegevens worden verwerkt. Daarnaast zijn de Algemene juridische en contractuele voorwaarden van toepassing op het gebruik van onze website.

Aanpassingen aan dit document

Dit document wordt bijgewerkt om rekening te houden met de wijzigingen van de inhoud van de aan u aangeboden diensten.